O que a lei já exige, e o que exige a seguir

Uma parte da digitalização deixou de ser opcional. Não porque alguém decidiu que era boa ideia, mas porque passou a estar escrita na lei - e o custo de a ignorar mudou de «horas perdidas» para «coima».

Isto tem uma vantagem prática: obrigações são o argumento mais fácil que existe para desbloquear um projeto que anda há dois anos a ser adiado.

Faturação

Quem fatura em Portugal já não pode usar folhas de cálculo nem documentos escritos à mão. O software de faturação tem de estar certificado pela Autoridade Tributária, as séries têm de ser comunicadas antes de serem usadas, e os documentos têm de sair com os elementos que a lei fixa.

É a obrigação com mais empresas em incumprimento silencioso: muita PME emite documentos corretos por um sistema certificado e depois emite orçamentos, notas e recibos por fora, em Word, sem perceber que alguns desses documentos também contam.

Acessibilidade - se trabalha com o Estado, aplica-se-lhe

O Decreto-Lei 83/2018 obriga os sítios e as aplicações do setor público a cumprir o nível AA das normas de acessibilidade. Não é uma recomendação e não é só para os grandes: aplica-se a autarquias, a escolas, a associações financiadas por fundos públicos e a organismos da administração.

Duas coisas que se costumam ignorar:

• Aplica-se também às aplicações móveis, não só aos sítios.
• Exige uma declaração de acessibilidade publicada, com o estado real de conformidade. Publicar uma declaração que diz «totalmente conforme» num sítio que não o é passa o problema de técnico a jurídico.

Se a sua organização vive de concursos públicos, isto não é um extra: é um requisito de elegibilidade que aparece no caderno de encargos.

RGPD

Já cá está há anos, e a maioria das PME resolveu-o com uma política de privacidade copiada de outro sítio. O que a lei pede, e que quase nunca existe, é o registo das atividades de tratamento: que dados guarda, porquê, durante quanto tempo e quem lhes acede.

Não é um documento difícil. É um documento que ninguém faz porque não há prazo para o fazer - só há consequência quando alguém pergunta.

O que está a caminho

A faturação eletrónica entre empresas está a generalizar-se em toda a União Europeia, e Portugal segue o mesmo caminho. Quem já emite documentos por um sistema, muda uma configuração. Quem ainda emite à mão, muda de processo - e é uma mudança de processo que vale a pena fazer sem pressa, antes de ter data marcada.