O custo de não fazer nada não aparece na fatura

Há um custo em quase todas as PME portuguesas que não tem rubrica na contabilidade, não aparece em nenhum orçamento e nunca foi discutido numa reunião de gerência. É o custo do trabalho que é feito à mão e podia não ser.

Ninguém emite um recibo pelas horas que se perdem a copiar dados de um sistema para outro, a procurar um ficheiro que alguém guardou noutro lado, ou a ligar a um cliente para confirmar uma marcação que estava escrita num papel. Por isso este custo é sempre o último a ser cortado: é o único que não se vê.

A conta, feita devagar

Escolha três pessoas na sua empresa. Pense no que cada uma faz numa semana que um sistema faria sozinho - transcrever, procurar, confirmar, reenviar, corrigir.

Se forem cinco horas por semana a cada uma, são 780 horas por ano. A um custo modesto de 12 € por hora - que é abaixo do custo real de um posto de trabalho, contando encargos -, são mais de 9.000 € anuais.

Não são 9.000 € que saem da conta. São 9.000 € de trabalho pago que não produziu nada. A diferença é importante, porque é ela que faz este número ser invisível: o dinheiro sai na mesma, na folha de salários, quer as horas sejam bem gastas quer não.

Porque é que a conta costuma ficar por fazer

Três razões, e nenhuma é falta de inteligência:

1. O trabalho manual não parece trabalho manual quando se faz há anos. Passa a ser «o processo». Quem o faz não o descreve como desperdício, descreve-o como a maneira de fazer as coisas.
2. Ninguém tem tempo para medir o tempo. A empresa que mais precisa de fazer esta conta é exatamente a que está mais ocupada a fazer as tarefas que a conta mediria.
3. O investimento aparece todo de uma vez e a poupança aparece devagar. Um sistema à cabeça custa milhares de euros num mês; a poupança são horas diluídas por doze meses. É difícil de defender numa reunião, mesmo estando certo.

O terceiro ponto é o que o aluguer resolve. Se a plataforma custa uma mensalidade, o investimento deixa de aparecer todo de uma vez - e passa a ser comparável, mês a mês, com as horas que poupa.

O que fazer com o número

Depois de o ter, use-o como filtro. Um módulo que poupe duas horas por semana a uma pessoa vale cerca de 100 € por mês em trabalho libertado. Se custar 35 €, está decidido. Se custar 200 €, provavelmente não é por aí que se deve começar - e ninguém lhe vai dizer isso a não ser que lhe interesse dizê-lo.

É para isso que serve o Diagnóstico Digital: preenche um formulário breve a marcar dia e hora, e depois é uma conversa com um consultor sobre qual das suas horas vale a pena atacar primeiro.